مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارتها برای بالا بردن بهرهوریه. تو این مطلب، چند تا روش کاربردی برای مدیریت زمان رو معرفی میکنیم و در آخر، یه تکنیک خیلی قدرتمند رو بهتون میگیم که حسابی کارتون رو راه میندازه.
اگه میخواید فقط بدونید که قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان چی هست، به انتهای این پست مراجعه کنید.
اولویتبندی کارها
یکی از بهترین راهها برای مدیریت زمان، اولویتبندی کارهاست. این کار به شما کمک میکنه که بدونید کدوم کارها بیشتر اهمیت دارن و باید زودتر انجام بشن. یه روش خیلی خوب برای این کار، استفاده از ماتریس آیزنهاوره.
ماتریس آیزنهاور چیه؟
ماتریس آیزنهاور یه ابزار ساده و کاربردیه که کارهاتون رو به چهار دسته تقسیم میکنه: مهم و فوری، مهم و غیرفوری، غیرمهم و فوری، و غیرمهم و غیرفوری. این جوری میتونید بهتر تصمیم بگیرید که وقتتون رو چطور مدیریت کنید.
دسته اول: مهم و فوری
کارهایی که هم مهم و هم فوری هستن، اونایی هستن که باید سریعا انجام بشن. این کارها اغلب اونایی هستن که اگه انجام ندید، مشکلات جدیای پیش میاد. مثلا یه پروژهای که موعد تحویلش نزدیکه یا یه مشکل اضطراری که نیاز به حل فوری داره.
دسته دوم: مهم و غیرفوری
کارهای مهم و غیرفوری، اونایی هستن که برای رسیدن به اهداف بلندمدتتون اهمیت دارن ولی نیازی نیست همین الان انجام بشن. این کارها رو میتونید برنامهریزی کنید و به مرور زمان انجام بدید. مثلا مطالعه برای یادگیری یه مهارت جدید یا برنامهریزی برای یه پروژه بزرگ.
دسته سوم: غیرمهم و فوری
کارهای غیرمهم و فوری، اونایی هستن که نیاز به توجه فوری دارن ولی اهمیت زیادی ندارن. این کارها رو میتونید به دیگران واگذار کنید یا سعی کنید کمتر بهشون بپردازید. مثلا پاسخ دادن به یه ایمیل غیرضروری یا شرکت در یه جلسهای که حضور شما ضروری نیست.
دسته چهارم: غیرمهم و غیرفوری
کارهای غیرمهم و غیرفوری، اونایی هستن که نه اهمیت دارن و نه فوری هستن. این کارها معمولا وقتگیر و بیاهمیت هستن و بهتره حذفشون کنید یا خیلی کم بهشون بپردازید. مثلا چک کردن مکرر شبکههای اجتماعی یا دیدن تلویزیون بدون هدف خاص.
چطور از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، یه لیست از تمام کارهایی که باید انجام بدید تهیه کنید. بعد این کارها رو تو چهار دستهبندی که گفتیم قرار بدید. این جوری میتونید بهتر تصمیم بگیرید که کدوم کارها رو اول انجام بدید و کدومها رو میتونید به تعویق بندازید یا به دیگران واگذار کنید.
اولویتبندی کارها به شما کمک میکنه که مدیریت زمان بهتری داشته باشید و بهرهوریتون رو بالا ببرید. با استفاده از ماتریس آیزنهاور، میتونید بهتر بفهمید که کدوم کارها بیشتر اهمیت دارن و باید زودتر انجام بشن. این کار باعث میشه که وقتتون رو بهتر مدیریت کنید و به اهداف بلندمدتتون نزدیکتر بشید.
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو یه روش عالی برای تقسیم زمانه. تو این روش، زمان رو به بازههای ۲۵ دقیقهای کار و ۵ دقیقه استراحت تقسیم میکنید. این کار کمک میکنه که تمرکزتون بیشتر بشه و از خستگی ذهنی هم جلوگیری میکنه. هر چهار پومودورو، میتونید یه استراحت طولانیتر داشته باشید.
این تکنیک رو توی این پست وبلاگ کامل آموزش دادم:
ایجاد عادات درست روزانه
ایجاد عادات روزانه مثبت یه راه عالی برای افزایش بهرهوریه. این عادات کمک میکنن تا روزتون رو بهتر مدیریت کنید و انرژیتون رو به کارهای مهمتری اختصاص بدید. وقتی عادات خوبی رو به مرور زمان توی زندگیتون ایجاد کنید، دیگه نیازی به تلاش آگاهانه برای انجامشون ندارید و خودکار انجام میشن.
چطور عادات خوب ایجاد کنیم؟
برای شروع، باید عادات کوچیک و قابل دستیابی رو انتخاب کنید. مثلا اگه قصد دارید بیشتر مطالعه کنید، هر روز صبح چند صفحه کتاب بخونید. یا اگه میخواید ورزش کنید، روزی ۱۰ دقیقه ورزش سبک انجام بدید. این عادات کوچیک به مرور زمان تبدیل به روتین روزانه میشن و بعد از مدتی دیگه نیاز به فکر کردن بهشون ندارید.
فواید ایجاد عادات مثبت
وقتی عادات مثبت توی زندگیتون جا بیفتن، بهرهوریتون به طور چشمگیری افزایش پیدا میکنه. مثلا اگه هر روز صبح ورزش کنید، انرژی بیشتری برای انجام کارهای روزانهتون دارید. یا اگه هر روز چند صفحه کتاب بخونید، اطلاعات و دانشتون بیشتر میشه و توی کار و زندگی بهتون کمک میکنه.
تبدیل عادات به روتین
برای اینکه عادات مثبت به روتین روزانهتون تبدیل بشن، باید بهشون پایبند باشید. ممکنه اولش سخت باشه، ولی با گذشت زمان راحتتر میشه.
مثلا اگه هر روز صبح همون ساعت مشخص کتاب بخونید، بعد از چند هفته این کار براتون عادی میشه و دیگه نیازی به تلاش زیادی برای انجامش ندارید.
توی این پست وبلاگ در مورد روتینهای روزانه توضیح دادم:
تاثیر عادات مثبت بر مدیریت زمان
ایجاد عادات مثبت به شما کمک میکنه که وقتتون رو بهتر مدیریت کنید. وقتی بدونید که چه عادتهایی رو باید هر روز انجام بدید، دیگه وقتتون رو برای تصمیمگیری در موردشون هدر نمیدید. این کار باعث میشه که تمرکز بیشتری روی کارهای مهمتر داشته باشید و بهرهوریتون افزایش پیدا کنه.
در نهایت، مدیریت زمان یه مهارته که با تمرین و استفاده از روشهای مختلف میتونید توش پیشرفت کنید و بهرهوریتون رو دو برابر کنید. ایجاد عادات روزانه مثبت یکی از بهترین راهها برای رسیدن به این هدفه. فقط کافیه به این روشها عمل کنید و به مرور زمان نتایجش رو ببینید. وقتی عادات مثبت به روتین روزانهتون تبدیل بشن، دیگه نیازی به تلاش آگاهانه برای انجامشون ندارید و بهرهوریتون به طور چشمگیری افزایش پیدا میکنه.
معرفی چند کتاب کاربردی در زمینه مدیریت زمان
اگه دنبال راههایی هستید که زمانتون رو بهتر مدیریت کنید و بهرهوریتون رو بالا ببرید، چند تا کتاب عالی هستن که میتونن حسابی بهتون کمک کنن. این کتابها روشها و تکنیکهای کاربردیای رو بهتون یاد میدن که میتونید توی زندگی روزمرهتون استفاده کنید. حالا بیاید نگاهی به چند تا از این کتابها بندازیم.
عادتهای اتمی نوشته جیمز کلیر
کتاب عادتهای اتمی از جیمز کلیر، درباره ایجاد عادات کوچیک و موثر برای رسیدن به اهداف بزرگه. تو این کتاب یاد میگیرید که چطور با تغییرات کوچیک و مستمر، میتونید به نتایج بزرگی دست پیدا کنید.
جیمز کلیر تو این کتاب توضیح میده که چطور عادتهای کوچیک میتونن تاثیرات بزرگی داشته باشن و چطور میتونید این عادات رو به زندگیتون اضافه کنید.
هفت عادت مردمان موثر نوشته استفان کاوی
کتاب هفت عادت مردمان موثر نوشته استفان کاوی، شامل هفت عادت مهمه که بهتون کمک میکنه بهرهوری و همچنین مدیریت زمانتون رو افزایش بدید.
این عادات به شما یاد میدن که چطور به طور موثر زندگیتون رو هدایت کنید، اولویتبندی کنید و به اهدافتون برسید. این کتاب یکی از معروفترین و پرطرفدارترین کتابها تو زمینه توسعه فردی هست که توی این پست وبلاگ میتونید خلاصهاش رو مطالعه کنید:
خلاصه کتاب هفت عادت مردمان موثر
این دو کتاب، بهترین منابعی هستن که میتونید برای یادگیری مدیریت زمان و افزایش بهرهوریتون استفاده کنید. با مطالعه و استفاده از روشها و تکنیکهایی که تو این کتابها یاد میگیرید، میتونید بهتر برنامهریزی کنید، عادات مثبت ایجاد کنید و کارهاتون رو به بهترین شکل مدیریت کنید.
پس حتما این کتابها رو به لیست مطالعهتون اضافه کنید و ازشون بهرهمند بشید.
قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان: GTD
تکنیک GTD یا همون “انجام کارها”، یکی از قویترین روشهای مدیریت زمانیه که دیوید آلن معرفی کرده. این تکنیک به افراد کمک میکنه تا کاراشون رو بهتر مدیریت کنن و از استرسهای ناشی از کارهای ناتمام خلاص بشن.
چطور GTD کار میکنه؟
تکنیک GTD اساسش بر اینه که تمام کارها و وظایف رو از توی ذهنتون بیرون بیارید و به سیستمهای خارجی مثل فهرستها و ابزارهای دیجیتال بسپارید.
یعنی به جای اینکه دائم فکر کنید چی باید انجام بدید و نگران کارهای ناتمام باشید، همه چیز رو توی فهرستها و برنامههای مشخص ثبت کنید. این جوری ذهنتون آزاد میشه و میتونید تمرکز بهتری روی کارهایی که دارید انجام میدید، داشته باشید.
چرا GTD کار میکنه؟
تکنیک GTD به خاطر این کار میکنه که به شما کمک میکنه تا بار ذهنیتون رو کاهش بدید و با داشتن یک سیستم سازمانیافته برای پیگیری کارها، بتونید بهتر روی انجام کارها تمرکز کنید.
وقتی همه چیز مشخص و دستهبندی شده باشه، دیگه لازم نیست مدام نگران باشید که چه کارهایی باید انجام بدید و از کجا باید شروع کنید.
به طور خلاصه، استفاده از تکنیک GTD میتونه به شما کمک کنه تا بهرهوری خودتون رو دو برابر کنید و به اهدافتون سریعتر برسید.
با این روش، شما کارهاتون رو به صورت منظم و سازمانیافته مدیریت میکنید و دیگه نیازی به نگرانی و استرس در مورد کارهای ناتمام ندارید. پس حتما امتحانش کنید و از مزایاش بهرهمند بشید.
برای عمیقتر شدن توی این موضوع
برای یادگیری دقیقتر و عمیق تکنیک مدیریت زمان GTD، من این تکنیک رو کامل توی یه فایل صوتی آموزش دادم و تجربیات خودم رو از استفاده از این روش بیان کردم که از اینجا میتونید تهیه کنید:
سپاس از شما
مفید بود